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Neue Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung seit dem 1. Januar 2015.
Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Mit diesem Verwaltungsschreiben werden die Normen aus der Abgabenordung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) konkretisiert. Damit wird festgelegt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, um den uneingeschränkten Zugriff auf diese Informationen für die Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung zu ermöglichen. Bemerkenswert ist die kurze Zeit zur Realisierung: Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015! Diese lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)", das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" sowie die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-
Grundsätzlich müssen alle relevanten mit Datenverarbeitungssystemen (Software und IT-
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Die empfangenen und versendeten Handels-
Buchungsbelege
Sonstige Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung.
Diese Regelung umfasst jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Dies sind zum Beispiel Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege, Verträge und auch Angebotskalkulationen! Die GoBD umfasst demnach alle Vor-
In der Praxis zeigt sich, dass aufgrund der Masse der täglich ein-
Grundsätzlich müssen alle relevanten Dokumente incl. E-
Die Anforderungen durch GoBD umfassen nicht nur bilanzierende Unternehmen, sondern auch Gewerbetreibende, die lediglich eine Einnahme-
Sofern nicht vorhanden, muss ein geregelter und dokumentierter Prozess geschaffen werden. Hierbei muss der Fokus u.a. auf folgenden Fragestellungen liegen:
Werden in den Unternehmensprozessen und der Unternehmenskommunikation Dokumente erzeugt, die gemäß GoBD elektronisch zu sichern sind?
Wie wird die Vollständigkeit der betroffenen Belege und Dokumente sichergestellt?
Wie ist das Ordnungssystem organisiert?
Welche Zugangsregelungen bestehen und wie kann ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen werden.
Gibt es eine Verfahrensdokumentation, in der alle geforderten Abläufe und Ziele dokumentiert sind?
Zusammenfassend kann man festhalten, dass durch die GoBD durchaus keine Rechtssicherheit geschaffen wurde. Es gibt zahlreiche Grauzonen, die im Einzelfall bei einer Betriebsprüfung zu Interpretationsproblemen führen werden. So gibt es z.B. keine Definition was „steuerrelevante Daten" sind. Um einer Feststellung des Betriebsprüfers der Nicht-
Informationen GoBD: http://bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-