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Neue Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung seit dem 1. Januar 2015.

Das Bundesfinanzministerium  hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Mit diesem Verwaltungsschreiben werden die Normen aus der Abgabenordung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) konkretisiert. Damit wird festgelegt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, um den uneingeschränkten Zugriff auf diese Informationen für die Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung zu ermöglichen. Bemerkenswert ist die kurze Zeit zur Realisierung: Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015! Diese lösen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)", das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" sowie die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" ab.

Was ist nun zu beachten?

Grundsätzlich müssen alle relevanten mit Datenverarbeitungssystemen (Software und IT-Systeme) erzeugten steuerlich relevanten Informationen elektronisch archiviert werden. Darunter fallen:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
  

• Die empfangenen und versendeten Handels- und Geschäftsbriefe.
  

• Buchungsbelege
  

• Sonstige Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung.
  

Diese Regelung umfasst jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Dies sind zum Beispiel Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege, Verträge und auch Angebotskalkulationen! Die GoBD umfasst demnach alle Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, wie die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Davon ist auch der E-Mail-Verkehr betroffen – d.h., Sie müssen u.a. ein System zur E-Mail-Archivierung realisieren.

In der Praxis zeigt sich, dass aufgrund der Masse der täglich ein- und ausgehenden E-Mails eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht archivierungspflichtige E-Mails schon alleine aus zeitlichen Gründen kaum realisierbar ist. Somit liegt die Entscheidung nahe, dass der vollständige E-Mail-Verkehr einem Archivierungssystem zugeführt wird. Doch damit drohen Konflikte mit dem Datenschutzrecht und auch dem Briefgeheimnis (Stichwort: private E-Mail).

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Grundsätzlich müssen alle relevanten Dokumente incl. E-Mails mit Dateianhängen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Zusätzlich muss die maschinelle Auswertbarkeit gegeben sein. Dies schließt die Ablage auf Mikrofilm oder im klassischen Ordner aus. Office-Formate dürfen zwar weiterhin auch für steuerlich relevante Belege verwendet werden. Die Erfordernisse der Manipulationssicherheit schießen es gleichfalls aus, dass E-Mails beispielsweise im Outlook-Archiv oder Word-/Excel-Dokumente einfach auf einer Festplatte gespeichert werden.

Wer ist betroffen?

Die Anforderungen durch GoBD umfassen nicht nur bilanzierende Unternehmen, sondern auch Gewerbetreibende, die lediglich eine Einnahme-/Überschussrechnung erstellen müssen. Freiberuflich tätige sind von den Regelungen gleichfalls nicht ausgenommen. Somit umfasst die GoBD jegliche unternehmerische Aktivität.

Was sind nun die entscheidenden Fragen?

Sofern nicht vorhanden, muss ein geregelter und dokumentierter Prozess geschaffen werden. Hierbei muss der Fokus u.a. auf folgenden Fragestellungen liegen:

• Werden in den Unternehmensprozessen und der Unternehmenskommunikation Dokumente erzeugt, die gemäß GoBD elektronisch zu sichern sind?
  

• Wie wird die Vollständigkeit der betroffenen Belege und Dokumente sichergestellt?
  

• Wie ist das Ordnungssystem organisiert?
  

• Welche Zugangsregelungen bestehen und wie kann ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen werden.
  

• Gibt es eine Verfahrensdokumentation, in der alle geforderten Abläufe und Ziele dokumentiert sind?
  

Zusammenfassend kann man festhalten, dass durch die GoBD durchaus keine Rechtssicherheit geschaffen wurde. Es gibt zahlreiche Grauzonen, die im Einzelfall bei einer Betriebsprüfung zu Interpretationsproblemen führen werden. So gibt es z.B. keine Definition was „steuerrelevante Daten" sind. Um einer Feststellung des Betriebsprüfers der Nicht-Prüfbarkeit zu entgehen, ist es angeraten, den Dialog mit dem Steuerberater wie auch auf IT und Organisation beraten zu lassen.

Marketeam Consulting, Horst Armbruster, 26.02.2015

Informationen GoBD: http://bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?_blob=publicationFile&v=1