Ausschreibung ERP-System für Fachverlagsgruppe - Marketeam-Consulting

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Ausschreibung ERP-System für Fachverlagsgruppe

Auszug einer Bewertung zur Ausschreibung einer ERP-Lösung für eine Fachverlagsgruppe - hier Gegenüberstellung Individuallösung zur Standardlösung.


Bewertungskriterien im Vergleich zur Individualanwendung


Kosten

Die Anschaffung von Standardsoftware (SSW) ist in der Regel kostengünstiger als die Entwicklung von Individualsoftware (ISW). Für das kaufende Unternehmen entstehen keine Entwicklungskosten, diese werden im Preis der SSW anteilsmäßig mitbezahlt. Auch die Kosten für die Wartung und Schaffung aktueller Softwareversionen (Updates, neue Releases) können auf eine Vielzahl von Anwendern aufgeteilt werden. Letzteres ist besonders interessant, wenn Überlegungen anstehen, eine
Eigenentwicklung durch eine Standardlösung zu ersetzen.

Qualität und Stabilität

Qualität und Stabilität der ISW unterliegen meistens denen der SSW. Oftmals ist SSW ausgereifter als ISW – häufig installierte Systeme sind bereits durch viele Anwender überprüft worden und daher weniger fehleranfällig. Sollten doch einmal Fehler
auftreten, kann ebenso aufgrund der größeren Erfahrung der Programmierer des SSW-Anbieters schnell mit Updates reagiert werden, die allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden.

Zeitaufwand

Die Standardpakete der SSW sind sofort verfügbar. Hierdurch ist die Einführungsdauer in der Regel viel kürzer als bei Individualsoftware, da man diese erst noch entwickeln muss. Ebenso muss die Weiterentwicklung der Software nicht unternehmensintern übernommen werden – dies schont personelle Ressourcen. Die Aufgabenstellung der eigenen Mitarbeiter verlagert sich in Richtung Anwendungsorganisation.

Dokumentation

Volumen und Qualität des Handbuchs der SSW übersteigen bei weitem die Möglichkeiten der ISW, wodurch die Einarbeitung bzw. Einführung der SSW potenziell leichter ist. Die Dokumentation der betriebsspezifischen Fachlösung bleibt oft in beiden Fällen ein Problem.

Ergonomie

Bei SSW ist die Benutzeroberfläche häufig ergonomischer, wodurch die Einarbeitungszeit und der Schulungsbedarf der Mitarbeiter verringert werden. Es besteht aber das Risiko, dass die SSW überladen ist – der Funktionsumfang übersteigt oft die Anforderungen der Anwender. Individuallösungen werden so entwickelt, dass ein spezieller Anwendungsfall abgedeckt wird.

Belastung der Hardware

Ältere oder exotische Hardware, Betriebssysteme und Netzwerke werden den Anforderungen der SSW oft nicht gerecht. So kann der notwendige Technologiesprung im schlimmsten Fall nur durch den kompletten Austausch der Hardware (bzw. nur teilweise bei Terminalservern) realisiert werden. Anderenfalls kann es zu einer zusätzlichen Belastung der Hardware kommen, da die SSW auf technischer Ebene folglich nicht auf das einzelne Unternehmen zugeschnitten ist.

Wartungs- und Serviceangebot

SSW-Anbieter garantieren die ständige Weiterentwicklung ihres Produktes. Der Anwender erhält durch Wartungsverträge neue Versionen, die neben den behobenen Fehlern auch eine Reihe von Weiterentwicklungen enthalten. SSW bietet folglich eine gewisse Zukunftssicherheit – diese ist natürlich auch von der Marktposition und Größe des Softwareanbieters abhängig. Weiterhin existieren seitens des SSW-Anbieters Spezialisten zu den jeweiligen Fragestellungen der Anwender, die über ein fachspezifisches Know-How verfügen, welches intern in diesem Umfang nicht aufgebaut werden kann. Dieses Know-How begründet sich nicht zuletzt in den gesammelten Erfahrungen vergangener Softwareprojekte in verschiedenen Unternehmen. Dies führt auch dazu, dass die Schulungen durch den SSW-Anbieter oftmals professioneller ablaufen als eine Anwenderschulung, die von Abteilungen im eigenen Haus durchgeführt wird. Viele auftretende Fragestellungen sind schon bekannt, Synergien können genutzt werden.


Eigenes Know-How und Abhängigkeit


Auf der einen Seite ergibt sich zwar bzgl. Wartung und Service bei der SSW ein Vorteil durch das fachspezifische Know-How seitens des Softwareanbieters. Auch betriebswirtschaftliches und organisatorisches Know-How, das im Unternehmen nicht verfügbar ist, kann erworben werden. So ergeben sich vielfältige Möglichkeiten der Prozessinnovation, die mit ISW in diesem Fall nicht möglich wären. Der einfache Grund ist auch hier, dass Anbieter von SSW mit ihrem Produkt „von der Stange" einer größeren Zahl von Kunden gegenüber stehen und sich daher oft eine größere Entwicklermannschaft leisten müssen. Diese erhöhte Innovation durch SSW gilt natürlich nicht, falls das Unternehmen eine leistungsstarke eigene Entwickler hat. Andererseits führt die Nutzung von SSW dazu, dass nur wenig eigenes Know-How im Unternehmen aufgebaut wird. Weiterentwicklung und Wartung erfolgen außerhalb des eigenen Unternehmens. Die Innovation ist im Wesentlichen verlagert auf das Softwarehaus, das auch das volle Entwicklungsrisiko trägt. Natürlich nimmt dieses (wenn es kompetent ist) – wie bereits angedeutet – ständig die Geschäftsprozesse in den Unternehmen wahr (auch in Form von Veränderungsägen der Kunden) und versucht, seine Strukturen anzupassen. Aber dies ist eine völlig andere Situation als bei einer eigenen Entwicklermannschaft. Das anwendende Unternehmen begibt sich dadurch eventuell in eine ungewollte Abhängigkeit. Der Funktionsumfang des Systems kann nicht mehr selbstständig wie bei der Eigenentwicklung beeinflusst werden. Die Gewährleistung der Funktionsähigkeit und Sicherheit des Systems liegt zum Großteil nicht mehr in der Hand der Systembetreuer. Je vielfältiger die Architektur des Systems ist, umso schwieriger wird die Aufgabe der Beherrschbarkeit. Die großen Anbieter von SSW haben ein so großes Gewicht, dass zumindest ein einzelner Kunde bzw. ein einzelnes Unternehmen schwerer Gehör finden kann. Obige Abhängigkeit hat als Kehrseite die Unabhängigkeit von eigenen Entwicklern. Diese werden überflüssig – mit allen Konsequenzen. Während der Bedarf an Entwicklern in diesem Bereich radikal sinkt, wächst die Bedeutung von DV- und betriebswirtschaftlicher Kompetenz bei der Einführung und Pflege dieser Software.

Anpassungsfähigkeit / Flexibilität und Prozessoptimierung

Einerseits bietet eine Individualentwicklung den Vorteil, dass keine Anpassungen an die Geschäftsprozesse des Unternehmens direkt nach dem Einsatz stattfinden müssen, da die Prozesse des Unternehmens schon bei der Entwicklung der Software berücksichtigt werden können. Andererseits sind die Aufgaben und Abläufe nur selten auf längere Sicht starr, was eine Anpassungsfähigkeit der Software wichtig macht. Bei der SSW sind die Anpassungen an das Unternehmen bei der Einführung der Software möglich, schwieriger wird es während es Produktivbetriebs. Der Anwender kann die standardisierten Funktionen in einem eingeschränkten Umfang verändern, wobei die Grenzen durch die technischen Möglichkeiten der SSW gegeben sind. Durch die notwendigen, oftmals sehr umfangreichen Anpassungsmaßnahmen besteht allerdings das Risiko, dass der eigentlich bestehende Kostenvorteil gegenüber der Individual zunichte gemacht wird. Die genannten Anpassungsmaßnahmen lassen sich in die Kategorien Softwareanpassung und Prozessanpassung unterteilen. Im ersten Fall werden auf Grund mangelnder Unterstützung einzelner Funktionalitäten bzw. (Teil-)Prozesse durch das System eigene Algorithmen und Datenstrukturen implementiert oder bestehende verändert. Hierdurch kann es zu Problemen bei Release-Wechseln kommen, da nicht sichergestellt ist, dass die eigenentwickelten Funktionalitäten im Anschluss daran noch ordnungsgemäß ablaufen. Unkritisch sind dagegen Anpassungen, die im Rahmen der Parametrisierung (Customizing) des Systems stattfinden. Unter Prozessanpassung wird die Veränderung der Ablauf- bzw. Aufbauorganisation (Stellen, Abteilungszugehörigkeiten) des Unternehmens ver Dies impliziert die Erstellung neuer Sollprozessmodelle als Fachkonzept für die Organisationsanpassung und den anschließenden Roll-out. Die Entscheidung für SSW ist daher zwangsläufig mit einer mehr oder weniger intensiven Analyse der Geschäftsprozesse verbunden, da nur damit eine stabile Einführung und Nutzung der SSW möglich ist. Dies kann wiederum als Vorteil angesehen werden – Abläufe und Strukturen werden durchleuchtet, meist auch (zumindest etwas) optimiert und damit transparenter gemacht. Bedenkt man, dass eine veränderte Strategie auch einer veränderten Organisationsstruktur bedarf, dann wird die Bedeutung einer „Zementierung" der Geschäftsprozesse durch SSW besonders deutlich – zumindest, wenn sie bei Kernprozessen vorliegt. Denn die heutige Situation ist dadurch gekennzeichnet, dass die Zahl der Strategieanpassungen im Zeitverlauf eher zu- als abnimmt. Eine wichtige Frage bei der Einführung von Standardlösungen ist, welche Geschäftsprozesse dafür geeignet sind.

Einzigartigkeit / Wettbewerbsvorteile


Ein Unternehmen, das vor der Einführung von SSW ein hervorragendes und auf dem Stand der Technik befindliches computergestütztes Informationssystem hatte, verliert durch die Einführung von SSW unter Umständen seine Vorteile vor den Mitbewerbern – es wird „durchschnittlich" und erleidet einen Profilverlust.
Natürlich kann auch durch den mehr oder weniger geschickten Einsatz von SSW Profil gewonnen werden, allerdings nicht in dem Umfang wie bei Individuallösungen. Der Einsatz von SSW eignet sich somit nicht oder nur eingeschränkt für erfolgskritische Bereiche.

Akzeptanz

Für den Einsatz von ISW spricht die häufig bessere Akzeptanz des Systems durch die späteren Anwender. Bereits während der Entwicklung kann eng mit den eigenen Mitarbeitern zusammengearbeitet werden, um das System an ihre konkreten Bedürfnisse anzupassen. Bei der Anschaffung von SSW besteht das Risiko, dass die Bereitschaft, sich mit der von außen übernommenen Lösung zu identifizieren und diese zu akzeptieren, nicht oder wenig vorhanden ist.

Integration

Aus Sicht der Organisation der Informationsverarbeitung ist das Vorhandensein bzw. Schaffen von Schnittstellen zu anderen Anwendungen bei der Entscheidung für SSW oder ISW wichtig. Die Einführung einer SSW in die bestehenden Datenmodelle kann einerseits viel Arbeit verursachen, andererseits ist der Integrationsgrad innerhalb einer SSW sehr hoch. Aktualität der Information, redundanzfreie Datenhaltung und bessere Kommunikation sind einige daraus resultierende Vorteile, die insbesondere auf unternehmensweite SSW zutreffen. Im Fall der Eigenentwicklung sind die Schnittstellen zu anderen Eigenentwicklungen bzw. Softwarepaketen anderer Anbieter zu schaffen, was einen großen Entwicklungsaufwand bedeutet. Es besteht das Risiko von Doppelentwicklungen grundlegender Problemlösungen, wodurch Kapazitäten ineffektiv gebunden werden. Auch Kompatibilitätsprobleme mit anderen Projekten sind möglich.

Unterstützung von Supply Chains

In Zukunft werden Geschäftsprozesse weiterhin verstärkt über Unternehmen hinweg realisiert werden. Dabei werden sich diejenigen Unternehmen leichter tun, die SSW einsetzen. Nicht nur weil diese per Grundphilosophie in der Regel offener ist, was die Schnittstellen und Import-/Export-Datenformate angeht, sondern auch, weil der Informationsfluss natürlich gewaltig erleichtert wird, wenn in den verschiedenen Unternehmen dieselbe Standardlösung eingesetzt wird.

Zielerreichung

Als weiterer Vorzug von SSW kann genannt werden, dass sie vor dem Kauf in gewissem Umfang eingesehen werden kann (z.B. über ein Testsystem, ein befreundetes Unternehmen oder an einer Hochschule). So kann eine Grundeignung des Systems festgestellt werden und sonst oft eintretende Überraschungseffekte können abgemildert werden. Am deutlichsten wird dies in Unternehmen artikuliert, die mit Individuallösungen Erfahrungen sammeln mussten, die nur noch bedingte Ähnlichkeit mit dem zu Beginn der Softwareerstellung vereinbarten Pflichtenheft haben.


Zusammenfassung


Abbildung 6 stellt die Eigenschaften von SSW und ISW nochmals zusammenfassend gegenüber. Nicht nur die Vor- und Nachteile der Softwarearten sind bei der Auswahl einer Softwarelösung entscheidend – auch die Bedürfnisse und Strukturen des Unternehmens, die Besonderheiten einzelner Abteilungen und Branchen sowie der Funktionsumfang der Software spielen eine wichtige Rolle. Die Entscheidung, ob für eine fachliche Aufgabenstellung SSW eingesetzt werden kann oder ob man ISW verwenden möchte, lässt sich im Allgemeinen erst nach der Analyse des Anwendungsbereichs und der IV-technischen Umgebung treffen. In manchen Unternehmen werden für bestimmte Aufgaben grundsätzlich nur Standardprodukte verwendet.




Abbildung : Grafische Gegenüberstellung SSW und ISW (S. Armbruster, phms)



Voraussetzung für den Einsatz von SSW ist, dass die Anforderungen des Betriebs mit den Leistungsmerkmalen der am Markt angebotenen Softwareprodukte weitgehend übereinstimmen. Das Unternehmen muss auch in der Lage sein, auf Teilfunktionen zu verzichten oder diese ergänzend selbst zu realisieren, wenn diese von der SSW nicht unterstützt werden. Bei der Integration von eigenentwickelten Teilfunktionen ist die Kompatibilität zur SSW, speziell der Releases, zu prüfen. Besonders bei den Kernprozessen, in denen die Kernkompetenz des Unternehmens begründet ist und in denen der eigentliche Gewinn erwirtschaftet wird, ist genau zu prüfen, ob der Einsatz von SSW sinnvoll ist. Einerseits, um sich von der Konkurrenz weiterhin differenzieren zu können, andererseits kann in diesen Bereichen schlichtweg geeignete SSW fehlen. Die Anforderungen der WBG sind in weiten Bereichen sehr speziell und die Einbindung in die Anwendungslandschaft komplex. Die unterstützenden Prozesse aber, die nicht unmittelbar zum Erfolg beitragen, trotzdem aber für die Aufgabenerfüllung unverzichtbar sind, sind die idealen Kandidaten für SSW. Hier ist es die Herausforderung, möglichst auf Standardprozesse der Anwendungen zurückzugreifen und die eigenen Prozesse dahingehend zu optimieren. Die Betrachtung der angebotenen Systeme unter dieser Prämisse hat daher auch dazu geführt, dass die möglichen Anbieter auf nur noch zwei Lösungen reduziert werden mussten.

 
 
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